Ak posielate odbornú korešpondenciu jednotlivcovi alebo firme, je vhodnou etiketou používať formát obchodného listu. Platí to aj vtedy, keď je list zaslaný niekomu, koho osobne poznáte. Základné obchodné písmeno tvorí päť častí; adresa odosielateľa, dátum, pozdrav, telo a zatváranie. Spojenie so čitateľom je v pozdrave. Je to ekvivalent podania rúk pred podnikaním. Cieľom je uistiť sa, že v oslovení nie je nič neprofesionálneho alebo urážlivého.
Nevytvárajte koleso
Neznepokojujte sa nad tým, ako dať nový pohľad na slová použité v oslovení obchodného listu. Namiesto toho využite všetku túto tvorivú energiu na rozvoj tela svojho obchodného listu. Spravidla by sa malo osloviť jednoduché. Existuje niekoľko tradičných možností, ktoré boli v priebehu času testované a overené. Dva populárne príklady tradičných pozdravov zahŕňajú: „Drahá Jane Doe“ a „Zdravím Jane Doe“.
Nechajte to profesionálne a správne interpunkčné
Udržujte oslovenie profesionálne, aj keď osobne poznáte osobu, ktorej list posielate. Platí to najmä vtedy, keď existuje možnosť, aby si váš list prečítali iní obchodní manažéri alebo vedúci pracovníci. Nepoužívajte pozdravy ako „Dobrý deň, môj priateľ“ alebo „Ahoj dievča“. Použite správnu interpunkciu hneď po oslovení. Na oslovenie firmy vždy používajte dvojbodku namiesto čiarky. Medzi pozdravom a telom obchodného listu uveďte dve medzery na riadkoch alebo dvojité medzery.
Použite meno
Vždy sa snažte použiť meno osoby v obchodnom oslovení. Drž sa ďalej od generických pozdravov, ako napríklad „Vážený pán alebo pani“ alebo „Komu sa to môže týkať“. Použitím mena osoby sa vaše oslovenie prejaví ako teplé a priateľské, namiesto chladných a druhových. Použitie mena môže príjemcovi listu tiež zapôsobiť, pretože ste sa usilovne snažili nájsť meno osoby, ktorú by ste mali kontaktovať. V niektorých prípadoch je meno kontaktnej osoby uvedené na oficiálnych alebo firemných webových stránkach spoločnosti. Ak tam nie je k dispozícii, kontaktujte spoločnosť telefonicky, aby ste dostali meno.
Pracovné tituly a pohlavie
Ak neviete určiť presný názov, ktorý chcete použiť v oslovení, použite namiesto toho názov úlohy. Napríklad, ak je váš obchodný list odkazom na prácu, môže sa vám v rámci pozdravu zobraziť správa „Vážený manažér zamestnania.“ Ak nie je k dispozícii žiadny konkrétny názov práce, adresujte list konkrétnemu oddeleniu, napríklad „Vážení ľudské zdroje“.
