Záverečné odseky v obchodných listoch zvyčajne vyzývajú čitateľa na odpoveď.
Napísali ste najvyšší obchodný list; je to jasné a presvedčivé a teraz potrebuje dokonalé uzavretie. Záverečný odsek obchodného listu by mal priviesť vašu správu k zdvorilému a profesionálnemu kontaktu a zvyčajne sa považuje za poznámku pred odoslaním mena skôr, ako podpíšete svoje meno dole. Musíte sa však vyhýbať nadmerne používaným alebo podvodným frázam, aby ste zabránili nesprávnemu ukončeniu vášho listu. Účinným a zaujímavým záverečným odsekom môže byť čerešňa na vrchole veľkého obchodného listu.
Určite posledné myšlienky, ktoré chcete oznámiť svojmu príjemcovi, či chcete zhrnúť to, čo ste práve povedali, ospravedlňte sa za nepríjemnosti alebo požiadajte o odpoveď alebo akciu.
Začnite prvú vetu, ktorá by mala úspešne zachytiť to, čo ste sa rozhodli sprostredkovať. Aby sme to zhrnuli, môžete začať slovami a pojmami ako „znova“, „v súhrne“ alebo „na záver“ a potom jednoducho zhrnúť svoj celkový bod. Ospravedlňujeme sa, že „Ľutujem, že“ alebo „Ospravedlňujem sa za“ sú dobré východiskové body.
Vysvetlite, čo má príjemca urobiť, ak potrebujete odpoveď alebo akciu. Pri požiadavke na niečo od čitateľa používajte pozitívne formulácie, aby ste neznelo agresívne alebo neprofesionálne. Vyskúšajte niečo ako „Odpovedzte, prosím, čo najskôr“, čo znie naliehavo, ale nie hanlivo.
Uveďte vetu, ktorá príjemcovi oznámi, či a ako vás môže kontaktovať. Napríklad: „Neváhajte ma kontaktovať telefonicky alebo e-mailom.“ Uistite sa, že vaše kontaktné informácie sú uvedené na hlavičkovom papieri alebo pod podpisom; inak to zahrnie do vety.
Zatvorte odsek slušnou a profesionálnou vysielacou správou. Vďaka tomu bude zvuk vášho obchodného listu úplný. Medzi vhodné frázy patrí: „Ďakujem vopred za spoluprácu.“
Tip
- Pred odoslaním zdôvodnite svoj záverečný odsek, ako aj celý svoj obchodný list.
